Politique de confidentialité

Ce document élabore la Politique sur la protection des renseignements personnels telle qu'appliquée par Capsana, ses employés et représentants.

Politique de protection des renseignements personnels

Objet

Capsana recueille dans le cours normal de ses affaires, des renseignements personnels sur ses employés, ses clients et leurs employés, sur les participants à différentes campagnes ainsi que ses sous-traitants. Tous les renseignements personnels recueillis respectent les exigences des lois et règlements en général en matière de confidentialité et/ou sont soumis à la politique de Capsana sur la protection des renseignements personnels.

Capsana s'engage à préserver l'exactitude, la confidentialité, la sécurité et le caractère privé des renseignements personnels collectés, à appliquer avec rigueur sa politique et faciliter son respect par l'ensemble de ses employés et représentants.

Responsabilité

Les Directeurs d'unités d'affaires et de services ont la responsabilité de s'assurer du respect de la présente politique, de prendre les mesures appropriées afin d'en faciliter son application au quotidien. En cas de non-respect, ces derniers devront prendre les mesures qui s'imposent afin de régulariser toute situation de non-respect de la politique.

Détermination des fins de la collecte des renseignements

Capsana précisera au moment de la collecte dans un document ou une entente les fins pour lesquelles les informations personnelles seront recueillies et en informera par écrit les personnes auprès desquelles les informations seront recueillies.

La collecte d'information est limitée aux fins pour lesquelles elle a été autorisée, autrement Capsana s'assurera d'obtenir tous les consentements additionnels requis.

Consentement

Capsana s'assure d'informer et d'obtenir le consentement de toutes les personnes concernées avant toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire en vertu des lois applicables.

Limitation de la collecte

Capsana prendra les mesures afin que seules les informations nécessaires aux fins déterminées soient recueillies. Les renseignements personnels ne sont pas communiqués ou utilisés à des fins autres que celles pour lesquelles les consentements ont été obtenus.

Capsana peut, sous réserve des lois applicables, conserver dans ses dossiers les renseignements personnels d'une personne aussi longtemps qu'il le faut aux fins précitées, même si un individu cesse d'être un employé, client ou participant.

Exactitude

Les employés de Capsana sont tenus d'aviser l'un des Directeurs d'unités d'affaires et de services tout changement à apporter à leur dossier. Les clients, participants et sous-traitants sont également invités à transmettre toute modification aux renseignements préalablement soumis à Capsana.

Capsana s'engage à mettre à jour les renseignements personnels aussitôt qu'ils sont transmis par les employés, les clients, participants et les sous-traitants dans la mesure ou il est pertinent de le faire.

Sécurité

Les renseignements personnels sont protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

Les mesures de sécurité protègent les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisées.

La nature des mesures de sécurité variera en fonction du degré de sensibilité des renseignements personnels recueillis, de la quantité, de la répartition et du format des renseignements personnels ainsi que des méthodes de conservation. Différents moyens pourront être utilisés tels que la dépersonnalisation, la restriction de l'accès, l'utilisation de mots de passe ou tout autre moyen qui sera jugé le plus approprié selon les circonstances.

Transparence

Cette politique est distribuée à l'ensemble des dirigeants, administrateurs, employés et collaborateurs ou à toute personne qui en fera la demande.

Accès aux renseignements personnels

Capsana informera toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettra de les consulter. Il sera possible de vérifier l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les corrections appropriées. Les plaintes seront traitées selon des procédures appropriées et dans des délais raisonnables. La présente politique sera mise à jour périodiquement.

Mise à jour le 22 janvier 2007